Los correos electrónicos han evolucionado hasta el punto de convertirse en una herramienta de prioridad para todos los trabajadores del año 2000, al igual que se ha convertido en el medio de comunicación más poderoso a nivel mundial. Pero como toda herramienta, trae sus desventajas, de hecho, un estudio realizado por McKinsey, reveló que los trabajadores pierden un 28% de su semana laboral leyendo y respondiendo sus correos.
Sí, el correo electrónico es una herramienta de comunicación excelente, pero siempre suele traer grandes desventajas para sus usuarios. ¿Cómo puedes evitar esto? Marketing Profs decidió analizar cuatro métodos para ser más eficiente a la hora de revisar los correos electrónicos en el día a día.
- Bajo ninguna circunstancia permitas que tus emails te controlen
Recuerda, el revisar los correos electrónicos no es tu único trabajo, es sólo una parte de este, por lo que debes establecer límites a la hora de revisar la bandeja de entrada. Planea un horario para revisar el correo electrónico, bloques de 30 a 45 minutos cada dos horas es tiempo suficiente, pero no te excedas de este límite, mantente siempre en control.
- Prioridades ante todo
Apenas abras tu bandeja de entrada, establece tus prioridades. ¿Qué correos debes revisar primero, cuáles deben ser respondidos de inmediato? Si no tienes el tiempo suficiente, guarda los correos importantes en una carpeta a parte para que no te olvides de ellos y así los respondas en tu próxima sesión de correos electrónicos.
Debes comprender que no podrás contestar todos los correos, es normal, pero si es necesario que empieces por las prioridades principales y que les dediques el tiempo que necesiten, el que tengas un itinerario de correos no quiere decir que redactes mal una respuesta a un email de alta importancia. Es muy probable que no llegues a revisar los correos de baja prioridad, pero el hecho de saber que completaste todas las tareas importantes te generará una gran satisfacción.
- En cuanto ves un correo, decide qué harás con él
En el momento en que hayas determinado la prioridad de un correo, es necesario que harás con el de manera inmediata, puede que deba ser borrado, que debas transferirlo a una carpeta o incluso responderlo si es absolutamente necesario o te tomará pocos minutos, todo depende de lo qué consista en el correo.
Este sistema para desarrollar planes de acción para los correos es conocido como “Inbox Zero”, esta estrategia evita que revises el mismo correo varias veces y, por consecuente, no pierdas tiempo por no haber atendido ese correo antes.
- Si la montaña de correos es muy grande para ti, usa herramientas de gestión
Para muchos trabajadores, es normal demasiados correos, tantos que no pueden revisarlos todos. Para estos casos, es recomendable utilizar herramientas como Rapportive, Awayfind, ToutApp o SaneBox para aligerar la carga. Todas estas herramientas tienen como función sortear la mayoría de tus correos luego de analizar tu comportamiento por unos días, pruébalas y busca más si alguna de las anteriores no se adapta adecuadamente a tus necesidades y métodos de trabajo.
No lo olvides, el revisar tus correos puede ser una tarea tediosa y que consume mucho tiempo, a menos que planeas tu estrategia y tengas un buen plan de acción.
(Información extraída de: http://www.marketingdirecto.com/actualidad/checklists/4-consejos-para-no-abrumarse-con-la-avalancha-de-emails-en-el-trabajo/)
