1. Respeta el tiempo del tiempo de la persona que lo va a recibir. No importa si el tiempo lo gastas tú en elaborar el correo de una manera adecuada. Cuando envías un correo debes ser lo suficientemente claro para que quien lo reciba no invierta tanto tiempo al leerlo. Corto y lento no es necesariamente una falta de respeto; debe haber un acuerdo para cortar un poco el texto y hacerlo más concreto, utilizando la síntesis para que la persona que lee pueda ubicar rápidamente de qué se trata el email. En el ‘Asunto’ se debe utilizar la mayor cantidad de información que permita determinar el tópico y la relevancia del mensaje. Por otro lado se debe dar tiempo a la persona para responder si es necesario.
2. Utiliza oraciones cortas separadas por espacios, de manera de facilitar su lectura. Es importante que consideres que un email no debe tener más de 5 oraciones; si las tiene, asegúrate de proveer la información básica al inicio del mensaje y evita usar tipos de letras complicadas o formatos y colores extras.
3. No hagas preguntas tan abiertas. Si quieres ser efectivo, es preferible que clarifiques lo que quieres preguntar, categorizando y siendo más directo a través del uso de posibles opciones para dicha pregunta.
4. La conexión es muy importante, esto es la cadena de respuestas, evitando que no superen tres mails de ida y tres de venida, pues se aumenta su complicidad. Cuando se necesite añadir archivos adjuntos, es preferible que sean los indispensables. De ser posible, se deben eliminar logos de compañías, gráficos adicionales que no le brindan ningún tipo de valor al contenido de manera que no se pierda tanto tiempo en la apertura de dichos archivos.
5. Si básicamente la información del email cabe en el “Asunto” y no es necesario poner mayor información en el texto, como en el caso de una invitación a una reunión o evento, es recomendable poner dentro que no se requiere respuesta de manera de la persona que lo reciba sepa que no necesita ninguna acción en particular.
6. Libérate de tantas respuestas. No es necesario enviar una respuesta a cada email que se recibe. Basta que se identifiquen aquellos que sí requieren una respuesta de aquellos que de por sí son una respuesta.
7. Desconéctate. Estamos de acuerdo que gastar tanto tiempo haciendo y recibiendo mails, establece un determinado momento para revisarlo de manera de no estar todo el tiempo en ese plan gastando tiempo. Recuérdale a tus amigos que los fines de semana son para descansar, y no para responder mails.
